Efficiënt vergaderen en draagvlak creëren

De drie meest voorkomende reacties na een eerste kennismaking met de CONSENT-methode zijn:

• Wat fijn om nu een gedragen besluit te hebben!
• Heerlijk die rust in de vergadering! Maar duurt het altijd zo lang?
• Hoe doe je dat met grote groepen?

Een bevriende grafisch ontwerper heeft boven haar bureau de infographic “snel-goedkoop-goed” hangen (zie de grijze grafiek). Voor dit blog - en een antwoord op die 3 reacties - vertaal ik dat plaatje naar de CONSENT-methode (de gekleurde grafiek).

De ondertitel van het plaatje - er zwerven op internet vele varianten - is altijd: je mag er twéé kiezen.

Toelichting bij de CONSENT-variant:

• Goed = in een prettige en veilige sfeer overleggen met elkaar waarbij alle stemmen gehoord worden en er zorgvuldig een gedragen besluit genomen wordt.
• Snel = Vergaderingen die efficiënt en gefocust verlopen, zodat de punten tot hun recht komen en er niet “de duvel en z’n ouwe moer” bij gehaald wordt. Bijeenkomsten waar niet steeds dezelfde onderwerpen terug op de agenda komen, omdat besluiten niet nageleefd worden.
• Goedkoop = Investeringen laten zich behalve in geld ook naar mankracht en/of energie vertalen. Dan heb je het dus over zoveel mogelijk mensen in één keer in beweging krijgen.

Goedkoop & Goed

Heel simpel: als je met heel veel mensen tot een goed besluit - met veel draagvlak dus - wilt komen dan kost dat veel tijd en geduld (ook volwassenen hebben een beperkte spanningsboog). “Tijd is geld” wordt vaak gezegd, dus je kunt je afvragen hoe goedkoop dit is… In onze ervaring kun je een grote groep dan beter in kleine groepjes onderverdelen.

Snel & Goedkoop

Dit is een gevaarlijke combi. Dit duo gaat vaak ten koste van de gelijkwaardigheid en het draagvlak omdat er in alle haast geen tijd genomen wordt om iedereen te horen. Soms is iets doen beter dan niets doen. Het gevaar is dan wel dat je inlevert op ‘goed’.

Toch is soms wel degelijke snelheid nodig. We willen absoluut niet beweren dat de brandweerlieden bij een uitslaande brand in een flatgebouw eerst rustig in een kring moeten gaan zitten om allerlei rondjes af te werken. Sommige situaties vragen domweg om handelen. Let wel: Een heldere, vóóraf bepaalde structuur, is dan op het kritieke moment ‘snel & goedkoop’. De investering zit in de voorbereiding. Wederom: is dat dan goedkoop?

Snel & Goed

Als je de juiste omstandigheden creëert (overzichtelijke groep, rust, veiligheid) dan kom je efficiënt tot gedragen besluiten. Let op: snel betekent niet “haasten”! Het betekent investeren in goede voorbereiding.

Terug naar die brandweerlieden. Als die gehaast en met heel veel mensen als een kip zonder kop door elkaar gaan remmen is dat ook alles behalve zinvol. Als het goed is...

• Hebben ze tijd geïnvesteerd in hun voorbereiding - zowel in het materieel als in het team en de structuur;
• Bij een oproep doen zij eerst een beeldvormingsronde (wat is er aan de hand? Welke informatie hebben we?);
• Een goede commandant zal zeker de mening van het team meenemen in de besluiten;
• Hoewel knopen in het moment top-down doorgehakt worden, zal gelijkwaardigheid in de zin van wederzijds respect en vertrouwen het functioneren van een team (brandweermensen in dit geval) absoluut ten goede komen;
• Ieder heeft een eigen, specifieke, vooraf vastgestelde taak;
• Sluiten ze een actie af met een moment van reflectie.

Herken je de elementen van de CONSENT-methode?
Wil je eens zelf ervaren hoe de methode werkt? Doe dan mee met een kennismaking.